Voorraadbeheer

Weet altijd hoeveel je nog hebt en waar het ligt. Verkoop je iets via de kassa of op een factuur, dan gaat het vanzelf van je voorraad af. Is iets bijna op, dan zie je het meteen.

Zet de module Voorraad aan bij Instellingen → Koppelingen en modules. In het menu verschijnt dan het kopje Voorraad.

Beginnen

1. Open Instellingen → Producten en diensten en zet bij een product Voorraad bijhouden aan.
2. Vul in hoeveel je er nu hebt en vanaf welk aantal je een seintje wilt (de minimumvoorraad).
3. Vul de inkoopprijs, de leverancier en de streepjescode in. Met de inkoopprijs zie je wat je voorraad waard is.

Voorraad in je boekhouding

De waarde van je voorraad (aantal × inkoopprijs, excl. btw) staat automatisch op je balans als Voorraad. Je inkopen boek je zoals altijd als kosten (Inkoop). Wat je aan het eind van het jaar nog op voorraad hebt, is nog geen kosten: het verschil in voorraadwaarde wordt daarom automatisch gecorrigeerd via Voorraadmutatie. Zo bevat je winst alleen de inkoopwaarde van wat je echt verkocht hebt. De beginvoorraad die je invoert, telt als eigen vermogen. Tel je voorraad op 31 december, dan klopt de waarde op je balans precies.

Wat gaat er automatisch?

• Kassa: elke verkoop gaat direct van de voorraad af. Op de knoppen in de kassa zie je hoeveel er nog is ("nog 3"); rood betekent bijna op. Annuleer je een bon, dan komt de voorraad terug.
• Facturen: zodra een factuur definitief wordt, gaan de producten erop van de voorraad af (herkend aan de productnaam). Een creditfactuur zet ze weer terug.
• Verzamelfactuur van de plattegrond: gaat van de voorraad af als je hem definitief maakt.

Levering inboeken

Komt er een levering binnen? Open Ontvangen en scan de streepjescodes met een scanner (USB of Bluetooth werkt als toetsenbord) of typ de productnaam. Elke scan telt er één bij. Controleer de aantallen, vul eventueel de inkoopprijs in en klik op Inboeken. Met voeg alles toe wat bijna op is vul je de lijst in één keer met je bestellijst. De inkoopfactuur boek je zoals altijd bij Uitgaven.

Tellen (inventarisatie)

Tel af en toe wat er echt ligt, bijvoorbeeld aan het eind van het jaar. Open Tellen, vul per product in wat je telt of scan alles één voor één. Groen klopt, oranje wijkt af. Bij Opslaan corrigeren we de verschillen; producten die je leeg laat blijven zoals ze zijn.

Meerdere locaties

Ligt je voorraad op meerdere plekken (magazijn, winkel, bus, schap A)? Voeg ze toe onderaan Voorraad bij Locaties. Je ziet dan per locatie hoeveel er ligt, kunt voorraad verplaatsen en per product kiezen van welke locatie verkopen afgaan.

Bijna op en bijbestellen

Bovenaan Voorraad en op je overzicht zie je welke producten bijna op zijn. Klik op Bijna op voor een bestellijst met hoeveel je moet bijbestellen: aanvullen tot het aantal dat je per product instelt (standaard 2× de minimumvoorraad). Die lijst kun je printen.

Automatisch bijbestellen

Laat zzp-geld.nl zelf bijbestellen. Zet het aan bij Instellingen → Bijbestellen en kies een (standaard)leverancier met e-mailadres. Zodra een product op of onder de minimumvoorraad komt, krijgt de leverancier een inkooporder per e-mail met de producten, aantallen, jullie artikelnummers en je afleveradres. Jij krijgt een kopie.

• Wanneer: meteen (bijvoorbeeld direct na een kassaverkoop) of één keer per dag, met alles in één mail per leverancier.
• Hoeveel: zoveel dat je weer uitkomt op "aanvullen tot" (standaard 2× het minimum). Per product stel je de leverancier en het artikelnummer van de leverancier in.
• Niet dubbel: een besteld product wordt niet opnieuw besteld tot de levering binnen is (of na het aantal dagen dat je instelt). In de voorraad staat dan "Besteld".
• Binnen? Klik bij de inkooporder op Ontvangen en alles staat in één keer in je voorraad.

Historie

Bij Historie staat elke wijziging: leveringen, verkopen, tellingen, correcties en afschrijvingen (kapot of over datum), te filteren per product, soort en maand, en te downloaden als CSV.

Veelgestelde vragen